Muayenehane programı seçerken sorulması gereken 9 soru

Önce kendi akışınızı yazın

Bir programı değerlendirmeden önce muayenehanenizin sıradan bir gününü kâğıda dökün. Hasta kapıdan nasıl giriyor, kabulü kim yapıyor, vital bulguları kim ölçüyor, muayene notu ortalama ne kadar sürüyor, reçete ve tetkik istemi nasıl çıkıyor, tahsilat nerede kapanıyor? Bu liste, satış sunumunda gösterilen parlak ekranlar yerine kendi işinizin adımlarını sormanızı sağlar. Demo sırasında her adımı kendi sıranızla deneyin; tek bir iş için üç ayrı ekrana geçmek gerekiyorsa bunu not edin. Seçimi asıl belirleyen, günde onlarca kez tekrarladığınız beş işin kaç tıkta ve kaç saniyede bittiğidir. Nadiren kullanacağınız gelişmiş özellikler bu karşılaştırmada ikinci planda kalmalıdır.

Klinik kayıt: ilk üç soru

İlk üç soru doğrudan muayene odasıyla ilgilidir. Branşınıza ait şablon hazır mı, yoksa size boş bir metin kutusu mu verilecek? Ölçümler sayı olarak mı tutuluyor, yani bir sonraki kontrolde önceki değerle yan yana görülebiliyor mu? Reçete yazarken alerji, ilaç-ilaç etkileşimi ve böbrek dozu gibi denetimler gerekçesiyle birlikte görünüyor mu? Serbest metne dayalı bir kayıt ilk hafta hızlı hissettirir; ancak bir yıl sonra HbA1c seyrini ya da eklem hareket açıklığındaki değişimi görmek istediğinizde işe yaramaz. Şablonun hekime göre uyarlanabilmesi, hazır cümlelerin kendi üslubunuzla yeniden yazılabilmesi de bu başlıkta sorulmalıdır.

• Branş şablonu ve düzenlenebilir hazır cümleler var mı?
• Ölçümler karşılaştırılabilir sayısal alanlarda mı?
• Reçete denetimleri gerekçesini gösteriyor mu?

Ekip ve yetki: dördüncü ve beşinci soru

Dördüncü soru şudur: sekreter klinik notu görebiliyor mu? Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve her çalışanın yalnız işinin gerektirdiği bilgiye erişmesi beklenir. Rollerin ayrı tanımlanıp tanımlanmadığını, kimin hangi kaydı ne zaman açtığının işlem günlüğünde tutulup tutulmadığını sorun. Beşinci soru büyümeyle ilgilidir: ileride ikinci bir hekim katılırsa her hekimin kendi takvimi, kendi şablonu ve kendi hakediş hesabı olabiliyor mu? Bugün tek başınıza çalışıyor olsanız bile, yapının sonradan değiştirilebilmesi için programın baştan çok kullanıcılı düşünülmüş olması gerekir. Aksi hâlde birkaç yıl sonra ikinci bir geçiş kaçınılmaz olur.

Entegrasyon: altıncı ve yedinci soru

Altıncı soru resmî sistemlerle ilgilidir. e-Reçete, e-Rapor ve e-Nabız gibi bağlantılar hangi yetkili arayüz ya da entegratör üzerinden kuruluyor, kurulumun ve bakımın sorumluluğu kimde? Bağlantının geçici olarak kesildiği bir günde reçetenin nasıl tamamlanacağını ve bu durumda hekimin ekranında ne göründüğünü de sorun. Yedinci soru ön muhasebedir: tahsilat, gider ve gün sonu kasası aynı programda mı tutuluyor, yoksa ayrı bir tabloya mı aktarılacak? Mali müşavirinize gönderilecek dökümlerin hangi biçimde alınabildiğini öğrenin. Klinik kayıt ile tahsilatın aynı hasta dosyasında buluşması, ay sonunda eşleştirme için harcanan zamanı belirgin biçimde azaltır.

Veri sahipliği: son iki soru

Son iki soru en az sorulan, ama etkisi en uzun süren sorulardır. Sekizinci soru yedeklemedir: veri nerede tutuluyor, ne sıklıkla yedekleniyor, yedekten geri dönüş gerçekten denendi mi? Bulut muayenehane programı seçiyorsanız sunucunun hangi ülkede bulunduğunu, verinin aktarımda ve depoda şifrelenip şifrelenmediğini ve erişim kayıtlarının nasıl tutulduğunu sorun. Dokuzuncu soru çıkıştır: aboneliği bıraktığınızda hasta kayıtlarınızı hangi biçimde ve ne kadar sürede alabilirsiniz? Verinin sahibi muayenehanedir; bunu sözleşmede açıkça görmek gerekir. Dışa aktarılan verinin başka bir programa okunabilir biçimde olması, kâğıt üzerindeki bir haktan daha değerlidir.

Deneme sürecini nasıl kurmalı

Kısa listeye kalan programları gerçek bir gün senaryosuyla deneyin. Sekreterinizin hasta kabulünü, hemşirenizin vital girişini ve kendi muayene notunuzu aynı uydurma hasta üzerinde yapın ve her adımın süresini ölçün. Telefonla randevu verilirken programın ne kadar hızlı yanıt verdiğine, aramanın kaç harfte sonuç getirdiğine bakın. Ekipten her kişiye yalnız kendi rolünün ekranlarını gösterip görüşünü ayrı ayrı alın; en çok kullanacak kişinin itirazı genellikle en değerli geri bildirimdir. Karar, ekranın başında en çok vakit geçirecek kişilerle birlikte verildiğinde geçiş dönemi de sorunsuz ilerler ve program kısa sürede muayenehanenin olağan bir parçası hâline gelir.

Sözleşmede nelere bakmalı

Teknik değerlendirme bittikten sonra sözleşme metni, ekranda görülenler kadar önemlidir. Hizmetin kesintisiz sunulacağı süreler, planlı bakımların önceden bildirilip bildirilmeyeceği, destek talebine ne kadar sürede yanıt verileceği yazılı olmalıdır. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin veri işleyen sözleşmesinin bulunup bulunmadığını, alt hizmet sağlayıcıların kimler olduğunu ve verinin hangi ülkede tutulduğunu sorun. Fiyat değişikliklerinin nasıl bildirileceği ve sözleşmenin sona ermesi hâlinde verinin teslim biçimi de metinde yer almalıdır. Belirsiz bırakılan her madde, ileride muayenehane aleyhine yorumlanabilecek bir boşluktur; imzadan önce hukuk danışmanınıza göstermek bu boşlukları kapatır.

• Hizmet sürekliliği ve destek yanıt süresi
• Veri işleyen sözleşmesi ve sunucu konumu
• Sözleşme sonunda veri teslimi